Spejder.dk og Seniorsite.dk udvikling

Som tidligere annonceret holder vi den 10. januar 2007 et møde for at få liv i spejder.dk og seniorsite i det nye år.

Mødet holdes på Mødecenter Odense, Buchwaldsgade 48 ( http://www.moedecenter.dk ) fra kl. 18.15 til senest 22. Der vil ikke være en større spisning, så det må klares i toget, men vi køber et par sandwich mv.

Rejsen til og fra mødet betales af korpset, ved efterfølgende at indsende originalbilletter.

Det vi skal igennem er følgende:

-          intro, hvorfor holder vi mødet

-          status på spejder.dk og seniorsite pr. dd.

-          Udgangspunktet / opgaven for de to sites jf. mediemix (strategi)

-          Brainstorm: webmedier for de 9 til 23 årige, hvor vil vi være om tre år?

-          Hvad kan genbruges fra de to sites i dag og hvilke nye tiltag skal umiddelbart sættes i søen?

-          Hvordan kommer vi videre, hvem gør hvad?

Hvis der er nogen af jer som har ting i ønsker diskuteret, så laver vi en revideret dagsorden på selve mødet.

Aht. lokalebooking vil jeg gerne have en tilbagemelding om hvem der kommer, mødet er åbent for alle i korpset, så hvis du kender nogen som ikke har modtaget denne mail (Mai du kender et par stykker mere, ikke ?), så sørger I selv for at sende indbydelsen videre.

Hvis nogen af jer har flere spørgsmål til mødet eller indholdet, så ring eller mail mig på 2992 6878 eller henrik@koch.org

Til jeres orientering er vedlagt mediemix (tilføjet herunder, Ænkå) 2006, som er medieområdets strategipapir, det er meget omfattende, men de overordnede tanker om spejder.dk og seniorsite står på side 4 og bilag 2 kunne også være af interesse i forhold til dette møde.

Mange gode hilsner

Henrik Koch



Mediemix 2006 - endnu bedre intern information

Baggrund og mål Baggrund: Medieudvalgets har i 2006 lavet en evaluering af DDS’ medier. Resultaterne heraf danner baggrund for mediemixet 2006.

Situation og udfordring: Medieudvalgets evaluering i 2006 har vist gennemgående gode resultater for medierne. Specielt bruges de trykte medier meget og får en god kritik. De elektroniske medier, bruges ikke i det omfang vi spåede i 2002, da strategien lød: fra papir til skærm. De voksnes hjemmeside dds.dk opfattes dog af langt størstedelen af vores brugere som ”et godt værktøj”, hvor de kan finde informationer, når behovet opstår. Det samme er ikke helt tilfældet for de elektroniske børne- og ungemedier, der lever en noget mere anonym tilværelse. Der er dog løbende flere og flere brugere, men ikke i et tilfredsstillende omfang. Denne målgruppe er til gengæld meget tilfredse med vores trykte medier til dem, også væsentligt bedre end vi havde forestillet os ved opstarten af evalueringen.

Vi skal fortsat sikre, at børn, unge og ledere i DDS får en relevant information uden at opleve, at de får for meget information.

Vi skal stadig arbejde med at bruge de elektroniske medier mere og med at skabe bedre sammenhæng mellem de trykte og webbaserede medier. Udgangspunktet er dog ikke længere at flytte informationer fra papir til skærm, men i stedet at bruge de elektroniske medier som supplement til de trykte blade. F.eks. ved at tilbyde supplerende materialer i forhold til indholdet i de trykte medier, samt bruge de elektroniske medier til direkte kommunikation mellem medlemmerne. Sammenhængen mellem medierne skal være tydelig både indholdsmæssigt og grafisk.

I de seneste fire år har hovedprioriteringen ligget på at skabe gode medier til vores voksne medlemmer, hvilket ifølge evalueringen også er lykkedes. Broen og dds.dk får i dag en rigtig god kritik og der er en samling af engagerede frivillige i redaktionerne bag de to medier. I den kommende periode vil vi derfor fastholde det gode niveau for voksenmedierne, men udviklingskræfterne skal komme børne- og unge medierne til gode. Vi vil derfor prioritere børn og unge frem for lederne i vores udviklingsarbejde, så deres medier kommer op på samme høje niveau som lederne.

Mål: -         Mere kvalitet i udgivelser.

-         At vores kommunikation i højere grad sikrer, at fokusområder ikke drukner i andet stof.

-         Bedre sammenhæng i kommunikationen, og mellem medierne og store arrangementer.

-         Styrke spejderidentiteten.

-         Formidle godt spejderarbejde.

Omdrejningspunktet bliver en bedre anvendelse af nuværende og nye medier.

Indhold af dette dokument Mediemix 2006. 1

Indhold af dette dokument 2

Udgivelsesvejledning. 2

Optimering af intern kommunikation – typer 2

Fokusområder - ledelsesredskab. 2

DDS’ nuværende og ny medier 3

IT-strategiske overvejelser 6

Bilag 1: Retningslinier for information i DDS’ medier 7

Bilag 2: Sammenhæng med Blåt Medlem.. 9

Bilag 3: IT-Strategisk uddybning. 11

Udgivelsesvejledning Det tidligere udgivelseskompas ændres til en udgivelsesvejledning. Baggrunden er, at udgivelseskompasset bliver brugt ekstremt lidt og derudover ikke bliver udfyldt grundigt nok til at kunne sætte de tanker i gang hos udgiverne, som det var meningen. Vejledningen kommer til bestå af en checkliste for udgivelser i DDS samt muligheden for personlig rådgivning omkring en udgivelse. Vejledningen skal være et led i at sikre kvalitet i udgivelser fra korpset samt undgå sammenfald i udgivelser med samme emne.

Optimering af intern kommunikation – typer Der arbejdes fortsat med to typer af kommunikation, og fremover sættes der også fokus på aldersgrupperne i vores kommunikation.

Basiskommunikation Basiskommunikation er den information, vi beslutter modtageren skal have. Jf. kommunikationsstrategien skal det ske via medier, som 90 % af målgruppen har adgang til.

Tilvalgskommunikation Tilvalgskommunikation er kommunikation, man selv skal tilmelde sig, dvs. at man får den ikke automatisk. Brugerne skal sikres den optimale service med muligheden for selv at tilmelde sig/hente informationer. Her gælder det, at informationer kun kan sendes til modtageren, hvis denne selv har bestilt det eller søger dem på nettet.

Fokusområder - ledelsesredskab Med DDS’ kommunikationsstrategi er det besluttet, at vi kan bruge kommunikation som ledelsesredskab. Når vi i DDS prioriterer at sætte fokus på et eller flere områder, så sker dette på bekostning af andre områder. Det er korpsledelsen, som bestemmer fokusområderne, mens redaktionerne vælger stoffet efter redaktionelle kriterier jvf. kommunikationsstrategien. Desuden skal redaktionerne være med til at sikre, at modtagerne får de relevante informationer i de relevante medier, og at de ikke får for mange informationer fra korpset og udvalg m.m. I god tid inden et nyt fokusområde begyndes, skal de relevante udvalg og ledelser holde et møde med repræsentanter for medieudvalg og redaktioner, for at klarlægge arbejdsfordelingen.

Ud over fokusområder dækker basiskommunikation også den basale viden om kurser, store arrangementer mv. Denne viden skal være tilgængelig i medier, der betegnes som basiskommunikation, og som brugerne er vant til er deres primære kommunikationsmedie. Dvs. at der informeres om aktuelle kurser og store arrangementer i vores almindelige blade og webmedier i tæt samarbejde med mediernes redaktioner. Og der arbejdes kommunikationsmæssigt med de samme målgrupper, som i det øvrige mediearbejde.

DDS’ nuværende og ny medier Basiskommunikationsmedier Vi skal kigge mere efter målgrupper i forhold til aldersgrænser. Den nye opdeling bliver 6-12 år for SpejderSnus, 13 til 18 år for Track, 19-100 år for Broen. På den måde vil der ikke længere være dobbelte udsendelser af nogle af bladene.

Et andet punkt er at få et nyt design til medierne. Det skal sikre bedre grafisk sammenhæng mellem blade og websider. Det nuværende design er fire år gammelt. Vi søger ikke en revolution, men en evolution, hvor vi skaber et nyt sammenhængende design ud fra den eksisterende designlinie.

SpejderSnus og Track B&U-redaktionen fortsætter arbejdet med SpejderSnus og Track udfra de kommentarer, som bladene har fået i evalueringen i 2006. De to blade skal dog have en skarpere opdeling i forhold til alder. Redaktionen skal bl.a. sætte fokus på ideer og eksempler på konkret spejderarbejde for de relevante målgrupper. Der skal også være personer i og bag historierne, så de får en personlig vinkel og historie, som læserne let kan spejle sig i.

Broen Magasin Der udgives fortsat fire almindelige numre plus et ekstra nummer om året. Den femte udgivelse kan evt. være en uddannelsesavis, den femte udgivelse udgives primært af hensyn til økonomien omkring udsendelsen af magasinet. Det samlede sideantal bevares med gennemsnitlig 40 sider pr. blad.

Korpsbrev (Store Udsendelser) – sendes til ledere efter funktion Broen korpsbrev (overblik over net-nyheder) udsendes med de store udsendelser, men vi finder, at den nuværende form og indhold ikke er tilfredsstillende. Det skal der arbejdes med.

Vi overvejer at fjerne korpsbrevet, og i stedet bruge bladpakkerne til det ekstra indhold i de store udsendelser. Broen Korpsbrevet kunne måske nedlægges og erstattes af et elektronisk basismedie.

Overvejelserne om Broen Korpsbrev skyldes, at vi med fjernelsen af det tidligere Broen Nyhed mangler et medie, som udkommer oftere end Broen Magasin, til den basiskommunikation, som er af informerende karakter. Vi have en forventning om at flere ville tilmelde sig det frivillige elektroniske nyhedsbrev, men udviklingen er ikke gået så hurtigt, og derfor er der ikke kommet den fornødne opdeling i nyheder og magasinpræget stof, ligesom nyheder kun hvert tredje måned ikke er nok. Tidsrammen for en løsning er et år ud i fremtiden.

Bladpakker – sendes til gruppen (én adresse) Forbliver som i dag, men vi satser på, at der skal mere materiale fra de store udsendelser over i bladpakkerne. En bladpakke til grupperne indeholder altid SpejderSnus og Track. Herudover kan der være forskellige materialer med som brochurer fra centre og lejre, materiale til tænkedag eller Spejderhjælpen osv.

Funktionsbestemt e-mail og funktionsbestemt ekstra breve Med medlemssystemet Blåt Medlem har alle medlemmer af DDS fået mulighed for at få en personlig indboks til e-mail. Den kan vi bruge aktivt til f.eks. funktionsmail, hvor vi kan trække e-mailadresser ud. Det kan måske også bruges i forbindelse med Broen Nyhedsbrev. Det er også muligt at lave udtræk så nogen modtager per mail og andre per post. Funktionsbestemt e-mail er afhængig af modtagergruppen, om det kan betegnes som basiskommunikationsmedie. Dette kan ikke afmeldes.

Vores kommunikation må ikke få karakter af spammail. Medieudvalget har derfor retningslinier for anvendelsen af både fysiske og e-mailadresser (se bilag 1). Justeringer af retningslinierne skal godkendes af udviklingsledelsen. Udsendelse af Funktionsbestemt e-mail betegnes i emnefeltet som: ”Fra Korpskontoret”.

Tilvalgskommunikation Nettet (spejder.dk, dds.dk og seniorsite.dk) Brugen af internettet har ikke vundet så hurtigt indpas blandt spejdere og ledere, som det var forventet i 2002. Men vi er godt på vej, så vi arbejder fortsat med at indarbejde en platform, hvor vi har både trykte og elektroniske medier til alle målgrupper. Den elektroniske platform skal udvides til også at gælde ny teknologi som mobiltelefoner, SMS / MMS mv.

Vi bruger ikke ressourcer på spil mv. med mindre det har en pædagogisk vinkel i forhold til formidlingen af vores stof, men en større sammenhæng mellem de trykte og elektroniske medier.

Websiderne opdeles i primære målgrupper, som er: 9-12 år, 13-16 år og 17- 23 og 19 -100 år. Praktisk vil de tre første målgrupper dækkes af et til to sites med aldersopdeling, mens dds.dk dækker de voksne medlemmer. Desuden vil vi arbejde på at få en mere ensartet teknik på websiderne, så de tekniske ting kun sker et sted. Sådan at man f.eks. kun skal lægge tekster og billeder på et sted, uafhængigt af hvilken webside det er til. Ligesom man kun skal logge på ét sted uanset hvilken hjemmeside man kommer rundt på.

Med blåt medlem har alle korpsets medlemmer reelt deres egen administrationsside, med indboks, standardoplysninger mv. Denne administrationsside skal i fremtiden være udgangspunktet for mere automatiske og personlige hjemmesider for vores medlemmer.(Se bilag 2 om sammensmeltningen med Blåt medlem)

Der skal sættes større fokus på national interaktion, så spejdere kan bruge websiderne til at mødes med andre spejdere på tværs af geografien, samt at skabe et virtuelt rum for fælles spejderoplevelser, hvor man oplever, at man er mange spejdere på samme alder. Desuden skal der sikres større sammenhæng mellem bladene og nettet både grafisk og indholdsmæssigt.

Broen Online Fortsætter som i dag. Medieudvalget ønsker, at der skal flere frivillige ressourcer på udgivelserne på Broen Online. Nyhederne kommer løbende hen over uge og ikke med faste udgivelsesdage.

Interessebaseret e-mail Som i dag, men de enkelte kategorier, man kan abonnere på, skal forankres i et udvalg eller en arbejdsgruppe, som har ansvaret for at producere indholdet. Vi stiller kun platformen til rådighed og sikrer kvaliteten inden udsendelse.

Store korpstiltag og arrangementer Store tiltag i korpset som fx udgivelse af arbejdsstof, kurser og store arrangementer som Blå Sommer, ledertræf mv. skal informationsmæssigt indeholdes i vores eksisterende medier, så medlemmerne ikke skal rundt i forskellige trykte medier eller på flere hjemmesider for at holde sig orienteret om de aktuelle tilbud i korpset, som leder skal man i hhv. Broen og på dds.dk kunne finde alle de informationer som er nødvendige.

Samtidig skal vi respektere at disse større tiltag kan have et behov for at adskille sig indholdsmæssigt og grafisk, så det for medlemmerne er klart at informationerne drejer sig om et specifik område eller arrangement, derfor skal et samarbejde mellem et udvalg med store kommunikationsbehov og medieudvalg/redaktioner i gang så snart et udvalg af denne type nedsættes i korpset. Dette er specielt vigtigt efter at udgivelseskompasset er overgået til vejledning udelukkende. Samarbejdet skal dog foregå indenfor de overordnede rammer for grafisk linie, aldersmålgruppeopdelt kommunikation og retningslinier for websider i dds.

Målet er at informationerne fra denne type tiltag og arrangementer har en klar sammenhæng med den daglige kommunikation, men også at medlemmerne tydeligt opfatter at der er tale om et selvstændigt tiltag. (Arbejdsstoffet i denne periode er et godt eksempel på vellykket sammenhæng, hvor korpsets medlemmer tydeligt fornemmer at dette er et korpsmateriale, samtidig med at det har sin egen linie indenfor den overordnede grafiske linie)

Økonomisk konsekvens Grafik: Sammenhængen mellem de trykte og elektroniske medier kræver en gennemgående grafisk opdatering af alle vores medier, så der fremkommer en tydelig grafisk sammenhæng mellem bladene og internetsiderne – og internetsiderne imellem, hhv. bladene imellem.

Dette grafiske arbejde forventes gennemført i 2007, hvor der derfor vil blive behov for økonomisk råderum til projektet i størrelsesorden ca. 60 – 100 t.kr.

Som en del af de grafiske ændringer skal der kigges på leverandørerne og kontrakterne for tryk og DTP.

Internet: Både ansatte og frivillige ressourcer skal have medlemsfokus (kvantitet). Dvs. at vi prioriterer de opgaver, som medlemmerne får noget direkte ud af, primært med fokus på børn og unge fra 12 år og op. Dermed nedprioriterer vi, de udviklingsopgaver som må komme centralt fra, og som kun rammer en snæver målgruppe som for eksempel elektronisk tilmelding til et korpsrådsmøde o. lign. Den type opgaver må vi i stedet købe os til, og de enkelte arrangører må budgettere herefter hvis de ønsker elektronisk hjælp, ud over de ting, der i dag kan tilbydes. På samme vis gælder det for korpsets webhotel og tilsvarende services. Så længe vi har frivillige kræfter, som vil prioritere dette fortsætter vi, men ellers går vi over til en (evt. bruger-) betalt løsning

Blåt Medlem: Single sign-on (se bilag 2 og 3) er krumtappen i en forbedret internet-service for medlemmerne. For at gennemføre dette skal vi have leverandøren af Blåt Medlem, C-brain, til at udvikle den nødvendige grundlæggende datastruktur i medlemsdelen af Blåt medlem, så der senere kan udvikles specifikke applikationer der har udgangspunkt i det enkelte medlems administrationsside i Blåt Medlem. Prisen for den grundlæggende struktur er pt. ikke på plads, men forhandles af Blåt Medlem arbejdsgruppen i forbindelse med øvrige opdateringer af systemet.

Vi håber dog at have et prisoverslag på selve KOL mødet.

Bestilling af materialer Ændring: Der skal arbejdes på løsninger, hvor der i højere grad bestilles materiale. Det skal ske ved lette download og bestillingsmetoder på nettet, samt i øget grad henvise til materiale gennem funktionsbestemte udsendelser og interessebaserede udsendelser.

IT-strategiske overvejelser Baggrund: I 2003 udvikledes en selvstændig IT-strategi for korpset, hvor mål og principper fra dengang fortsat er gældende. En del af de konkrete tiltag er dog gennemført, og vi mener ikke længere at der er behov for IT strategien som et separat dokument, og har derfor indeholdt den i mediemix’et, hvilket også sikre at strategien jævnligt bliver revideret.

Formål og målsætning Formålet med IT-strategiarbejdet er at Det Danske Spejderkorps bliver i stand til:

·        Langtidsplanlægning på IT-området, så der er en rød tråd i de aktiviteter vi laver på området.

·        Sammenføring af de enkelte aktiviteter, så vi ikke bruger ressourcer til at udvikle de samme ting af flere omgange.

·        Prioritering af områdets muligheder, vi kan som organisation med begrænsede midler og ressourcer ikke være med alle steder, derfor en prioritering af hvad vi giver os i kast med.

·        Lette administrationen for både det centrale korps, og for brugere i grupper og divisioner.

Den IT-strategiske målsætning for DDS er:

Det Danske Spejderkorps IT-systemer skal bestå af: åbne sikre standard systemer

Se en nærmere beskrivelse i bilag 3

Indsatsområder: Følgende er defineret som overordnede indsatsområder, listet i prioriteret rækkefølge

Single sign-on – sammenhæng i data Brugervenlighed Kvalitetssikring af IT-systemer Hardware og oppetider Dataflow i DDS

Se nærmere beskrivelse i bilag 3

Bilag 1: Retningslinier for information i DDS’ medier Retningslinier ajourføres af Medieudvalget og godkendes af udviklingsledelsen.

Her er angivet de pt. gældende retningslinier for enkelte medier. De bliver revideret af medieudvalg og udviklingsledelse i løbet af 2007.

Funktionsbestemt ekstraudsendelse (breve med kuvert og porto) Ekstraudsendelser kan sendes ud til bestemte modtagere. Det kan kun ske ved:

-         administrative udsendelser, der er med til at sikre den administrative drift.

-         særlige situationer, hvor Generalsekretær/KOLFU træffer beslutning herom.

Desuden kan adresser udleveres til Spejderhjælpen. Kompetencen til at beslutte, hvem der skal have udleveret adresser ligger hos Medieudvalget. Dog kan DC’ere rekvirere adresser for egen division.

Funktionsbestemt e-mail Ekstraudsendelser kan sendes ud til bestemte modtagere. Der må som udgangspunkt maks. udsendes en per måned. For specielle grupper kan der dog udsendes et større antal (f.eks. DC).

Adresserne må ikke udleveres – udsendelse sker fra Korpskontoret, mærket: Fra Korpskontoret: Dette kan kun ske ved:

-         administrative udsendelser til sikring af den administrative drift.

-         info om DA/DC-møder, referater

-         fokusområdestof, hvor andre medier ikke giver tilstrækkeligt udbytte. Som udgangspunkt skal andre medier dog benyttes.

-         i særlige situationer, hvor Generalsekretær/KOLFU træffer beslutning om dette.

Det er hensigten med systemet, at dem, der ikke har e-mail, får materialet skriftligt med næste korpspost. Vi stræber efter, at alle kan modtage informationerne via e-mail.

DC’ere kan rekvirere adresser for egen division.

Korpsbrev Korpsbrev indeholder en oversigt, samt bestillingsliste/henvisning, så man kan bestille materiale, man ikke har modtaget. Følgende må komme med:

-         DA-DC møder

-         Materialer = information, brochurer hæfter etc. etc. fra udvalg og arbejdsgrupper under KOL hvor målgruppen ikke er børn og unge.

-         Materialer fra andre organisationer, f.eks. DUF som har direkte relevans

-         Arrangementer for DDS medlemmer (sendes evt. områdevis).

Hvad må fx ikke komme med:

-         Kursusannoncer under UUG + VUG.

-         Reklamer for eksterne indtægtsgivende arrangementer eller med salg for øje.

-         Reklamer for hytter og grunde

Bladpakke: - SpejderSnus og Track

- Spejdercentres årsbrochurer.

- Materialer der skal bruges af børn og unge / hele gruppen.

- Øvrigt materiale som skal hænges op el. lign i hytten.

- Materialer fra DUF som er for hele gruppen.

- DDS-Håndbog,

- Kursusannoncer

Interessebestemt e-mail Udsendes til abonnenter, der har ønsket information om et specifikt emne. Indholdet laves som udgangspunkt af relevante udvalg og arbejdsgrupper inden for det givne område. Inden informationen sendes ud, er der en redaktionel vurdering af stoffet. Vurderingen er dog ikke så kritisk som ved de redaktionelle medier.

Nettet og bladene Nuværende kommissorier beskriver vægtningen af stoffet. I forhold til disse skal der dog ske en opprioritering af fokusområdestof. Denne konsekvens rettes i kommissorier.

Medieudvalget udarbejder jvf. kommunikationsstrategien regler for debat på dds.dk og i Broen. Samt generelle regler for websider i DDS.

Bilag 2: Sammenhæng med Blåt Medlem

Baggrund: Med blåt medlem har korpset for første gang registreret alle dets medlemmer, og alle medlemmer har nu et medlemsnummer og har adgang til selv at rette egne data. Det er på IT området en helt ny situation, der gør at vi med udgangspunkt i ”Blåt Medlem” kan integrere de mange forskellige adgangs og login systemer vi operer med i dag. Samt at vi har fået nye muligheder for at kommunikere med korpset medlemmer via den integrerede indboks som samtlige medlemmer nu har.

Der er også et stort udviklingspotentiale i forhold til de moduler som kan tilkøbes eller laves frivilligt i forhold til blåt medlem, den store udfordring bliver at prioritere ønskerne, så det kommer medlemmerne til gode, og ikke de få som råber højst.

Organisation og udvikling Med blåt medlem er de skarpe skel mellem korpskontorets administrative system og de frivilliges administrationssystemer udvisket, så data reelt kan bruges begge steder. Der vil dog fortsat være forskelle i kravene til sikkerhed, oppe-tider, lovmæssige krav (Datatilsynet) mv. afhængigt af hvor i organisationen man står, så udfordringen i den kommende periode er at skabe en fælles strategi for kommunikationen med medlemsdelen af Blåt Medlem, så data nemt kan komme ind og ud af systemet; og dermed bruges både af de ansatte på korpskontoret og de frivillige kræfter i medieregi. Ligeledes er det vigtigt at få placeret ansvaret for Blåt Medlem i organisationen, da den nuværende projekt-arbejdsgruppe nedlægger sig selv i forbindelse med gennemført implementering af systemet.

Udviklingen af Blåt medlem sker ved at opdele opgaverne i en pyramide med tre kategorier. Øverst ligger ønsket om ”datakommunikation og fælles login”, som forudsætning for at Blåt medlem kan udvikle sig med de underordnede kategorier i pyramiden: ”sikkert organisatorisk indhold” og ”tilvalgskommunikation”.

Datakommunikation og fælles login Der har på IT fronten gennem de sidste fem år været et ønske om at skabe en fælles ramme for datakommunikation og administrationsdata, så princippet om at data kun registreres ét sted kunne opfyldes, og vi dermed kan øge produktiviteten af de ressourcer vi har på IT området, jf. IT-strategien fra 2003.

Det har ikke tidligere været muligt dels pga. denne skarpe adskillelse af korpskontorets systemer og dermed medlemsdata, og så den evolution som udviklingen af de frivilliges datasystemer har været igennem, som ikke ligefrem har været præget af enighed om systemer og data.

Med Blåt Medlem står vi dog i en ny situation, hvor målet må være at alle data kun vedligeholdes én gang og fra ét sted. Dvs. at vi bruger medlemsdata fra medlemsdelen af Blåt Medlem til at vedligeholde nyhedsbrevet, de unges communities, kontaktinformationer på PR sider, emaillisten, spejder.dk mail og hvad vi ellers i dag har hvert sit system til. Som bruger skal man kun logge ind på sin administrationsside i Blåt Medlem og her kan man rette alle informationer.

Rent teknisk kræver det at frivillige såvel som professionelle udviklere kan få tilføjet og hente data i Blåt Medlems medlemsdel, under hensyn til de lovmæssige krav. Der er i dette ikke taget stilling til hvem der fysisk udvikler tilføjelse af data – fx c-brain, ansatte på kontoret, ITG.

I forhold til hjemmesiderne kan det betyde at vi kan lave flere aktiviteter, når vi via login ved at der ”sidder en spejder i den anden ende”, vi kan overlade til en lokal at vedligeholde passwords der er blevet væk, man kan lave alias login, så spejderne ikke skal huske deres medlemsnummer (vel nærmest utopi), vi kan automatisk tildele nye medlemmer en spejder email-adresse mv.

Sikkert organisatorisk indhold Blåt Medlem vil som det tidligere økonomi og administrationssystem indeholde dele som kræver større sikkerhed end andet indhold på vores hjemmesider. Sikkerhed i forhold til beskyttelse af personfølsomme oplysninger, i forhold til økonomi og tilsvarende data, samt i forhold til hvor lang tid vi kan leve med at være ”teknisk nede”. En stor del af dette system er indeholdt i det vi i dag kender som Blåt Medlem, altså medlemsregistreringen, økonomidelen, kursustilmelding og kommende tilmelding til nyhedsbrevet.

Hvis vi senere ønsker ting som ”elektronisk basismedie”, fx indboksen i Blåt Medlem, tilmelding til arrangementer fx Blå Sommer, Groupware for det centrale korps, evt. fælles kontingentopkrævning via korpskontoret og forskellige selvbetjenings moduler, som bestilling af materialer fra de store udsendelser, registrering af både- og søforsikringer, reservationer af hytter mv. vil de alle komme i denne kategori.

For at overholde både de sikkerhedsmæssige krav og til dels for nogen oplysninger de lovmæssige krav skal disse systemer behandles mere professionelt end den anden kategori ”tilvalgskommunikationen”, og det vil fortrinsvis blive udviklet af professionelle og kontorets ansatte.

Tilvalgskommunikation Herunder hører størstedelen af de webbaserede tilbud vi i dag har, vores tre hjemmesider, spejder.dk email, webhotellet, PR siderne, mobiltelefon tjenesten mv. Det er også her at en stor række af nye muligheder vil komme til. Primært på det område som vi kalder Community, dvs. der hvor det enkelte medlem kan fortælle om sig selv via en personlig informationsside, kan læse, se, høre, (lugte måske med tiden) om de øvrige spejdere som også har en personlig side.

Med Blåt Medlem er der mulighed for at medlemmerne selv giver adgang til en række oplysninger om dem, fx hvilke kurser de har deltaget i, hvilke interesse områder de brænder mest for i spejderarbejdet, hvilke kompetencer de har og kan tilbyde fx til divisionen eller de centrale udvalg, finde venner og spejderbekendtskaber fra fx kurser og lejre.

Det enkelte medlem kan lægge tekster og billeder op fra ture og kurser, eller ét kursus kan modtage fx billeder fra mobiltelefoner fra samtlige kursusdeltagere fordi de allerede er registret i Blåt Medlem som kursusdeltagere.

På dette område vil en integration med et fælles medlemssystem kunne lave mange nyskabende ting, som understøtter målet om interaktion på tværs af geografi. Størstedelen af disse dele vil formentlig blive udviklet af frivillige, som derfor har et behov for dels at hente data fra Blåt Medlem, men også tilføje data til medlemsdelen af Blåt Medlem, så vi fx kan leve op til de lovmæssige krav i forhold til hvilke oplysninger vi gør tilgængelige. Det gøres ved at medlemmerne selv skal give tilladelse til at visse oplysningerne må bruges. Fx skal gruppelederen selv give tilladelse til at vedkommendes kontaktoplysninger ”automatisk” fremgår af gruppens PR-side under danmarkskortet.

Vi kan også med alle medlemmer registreret lave ”lukkede sider” hvor kun registrerede medlemmer kan finde visse oplysninger. Bilag 3: IT-Strategisk uddybning

IT- Strategisk målsætning for Det Danske Spejderkorps:

Det Danske Spejderkorps IT- Systemer skal bestå af:

åbne sikre standard systemer.

åbne skal i denne sammenhæng opfattes som (prioriteret rækkefølge) Migration til/fra systemerne skal være ukompliceret. Integration af systemerne skal kunne ske uden kompliceret speciel udvikling. Skalerbare: systemernes kapacitet skal på ukompliceret vis kunne skaleres hvis behovet opstår. Udbredelse: videreudvikling af systemerne skal kunne varetages af andre end den/de oprindelige udviklere. Fleksible: tilretning på systemerne skal kunne foretages uden store ekstra omkostninger

sikre skal i denne sammenhæng opfattes som (prioriteret rækkefølge) Dataintegritet: de data som systemet leverer skal have fuld troværdighed. Robusthed: de enkelte systemers oppetid skal kunne leve op til de definerede krav om oppetid for den pågældende systemkategori. Adgangssikre: der skal være mulighed for nødvendig adgangskontrol såvel internt som eksternt.

standard skal i denne sammenhæng opfattes som (prioriteret rækkefølge) o       Modent: Systemerne skal være etablerede på markedet (altså ikke være i starten af udviklingscyklus).

o       Standard brugergrænseflader Systemernes brugergrænseflader skal være baseret på de konventioner for design af brugergrænseflader der er standard.

o       Udbredelse: systemerne skal have en væsentlig markedsudbredelse.

o       Standard komponenter: systemerne skal bygge på standard komponenter/teknologier.

Målet er at opnå systemer som igennem opfyldelse af ovenstående krav, kan skabe et fleksibelt IT- miljø,

hvor flere niveauer/typer af udviklere kan koeksistere og videreudvikle Det Danske Spejderkorps’ IT- platform.

Prioritering af målenes relevans og rækkefølge vil variere alt efter hvilken kategori af system der skal vurderes/implementeres.

Implementering af de strategiske målsætninger vil give Det Danske Spejderkorps mulighed for at skabe en homogen IT-platform, som sikrer uafhængighed af specifikke systemer/platforme og udviklere, samtidig med at der opnås systemer med let tilgængelige brugergrænseflader.

3.1 Single sign-on – sammenhæng i data

Prioritet:

1 Titel: Brugervenlighed/integration Område/r: Alle

Type: Single signon

Beskrivelse: Der skal etableres et system således at Login informationerne til blåt medlem kan anvendes på alle andre websider administreret af den centrale struktur i Det Danske Spejderkorps.

Forudsætninger: -

Incitament:

Giver medlemmerne en bedre service, og tilgang til de elektroniske løsninger som korpset tilbyder. Succeskriterium/er: At alle korpsets medlemmer i fremover kun skal anvende et brugernavn/password til at logge ind på korpsets websider. Ved

alle administrationssider som er henvendt til de enkelte medlemmer i grupper i divisioner skal data administreres via medlemsdelen af Blåt Medlem. Data vedligeholdes kun eet sted.

Arbejdsmetode: Identificere eksisterende system hvor det vil være aktuelt at anvende single sign-on.

Få indblik i muligheder og begrænsning i Blå medlems sign-on system.

Udarbejde krav til løsning udfra disse systemer samt forventninger om fremtidige krav til integrationsmuligheder.

Udarbejde systemdesign/beskrivelse.

Implementering. Kommentarer: Efterhånden som udbudet af elektroniske services som bliver tilbudt til medlemmerne fra centralt hold i korpset er vokset, er antallet af system hvor man skal identificere sig også vokset. Dette gør at medlemmerne kan være nødt til at identificere sig flere gang for at løse simple opgaver, og at de samtidig også kan være nødt til at skulle huske flere forskellige brugernavne og password.

Single singon løsningen vil give hvert medlem et universelt brugernavn og password som kan anvendes på tværs af alle elektroniske løsninger som udbydes centralt i Det Danske Spejderkorps.

3.2 Brugervenlighed

Prioritet:

2 Titel: Brugervenlighed. Område/r: Alle

Type: Vision

Beskrivelse: Brugervenlighed i Det Danske Spejderkorps´ IT- Systemer skal prioriteres.

Brugergrænseflader bør i form af prototyper/modeller altid testes på slutbrugere.

Forudsætninger: -

Incitament:

Større tilfredshed med de IT- systemer som Det Danske Spejderkorps stiller til rådighed. Succeskriterium/er: -

Arbejdsmetode: Definering af brugervenlighed i Det Danske Spejderkorps.

Status på brugernes oplevelse af brugervenlighed i systemerne.

Udvikling af retningslinier i forbindelse med udviklingen af nye systemer som skal sikre opnåelse af den nødvendige brugervenlighed.

Kommentarer: Spredte kommentarer som vi er stødt på indikerer at der kan være problemer med brugervenligheden i korpsets IT- Systemer. Der er dog sket store fremskridt gennem de seneste tre år, og med Blåt Medlem også på den administrative side.

3.3 Kvalitetssikring af IT- systemer i Det Danske Spejderkorps

Prioritet:

3 Titel: Kvalitetssikring af IT- systemer i Det Danske Spejderkorps

Område/r: Alle

Type: Vision

Beskrivelse: På samme måde som udgivelseskompasset på kommunikations området i fremtiden bør sikre kvaliteten på de udgivelser, som kommer fra Det Danske Spejderkorps, er der et behov for at få mere struktur på udviklingen af IT baserede systemer i Det Danske Spejderkorps, således at kvaliteten af disse bliver som ønsket.

I praksis betyder dette at der skal laves et ”udviklings kompas/metode beskrivelse” som sikre at alle større IT- udviklings projekter bliver beskrevet så grundigt, at det færdige produkt altid som minimum lever op til de oprindelige forventninger.

Forudsætninger: Incitament:

Større tilfredshed med IT- Systemerne i Det Danske Spejderkorps.

Billigere drift vedligeholdelse og udvikling.

Succeskriterium/er: At opnå et klart billede af på hvilket kvalitetsniveau de forskellige

IT- Systemer i Det Danske Spejderkorps befinder sig på.

At vi efter indførelsen altid kan måle hvorvidt de systemer der er implementeret lever op til de krav/behov der var udgangspunktet for udviklingsarbejdet.

Arbejdsmetode: Definering af ønsket kvalitets niveau for de forskellige kategorier af IT- Systemer der er i Det Danske Spejderkorps.

Analyse af kvalitetsniveauet for eksisterende IT- Systemer

i korpset.

Udarbejdelse af metode beskrivelser. Implementering af metoden blandt IT- udviklere i Det Danske Spejderkorps, samt eksterne udviklere.

Kommentarer: Arbejdet med at udvikle IT- Systemer i så stor en organisation som Det Danske Spejderkorps skal modnes, hvis ikke korpset skal påføres unødvendige udgifter i forbindelse med drift og udvikling af IT- Systemer.

Kvalitetskravene til de forskellige kategorier af IT- systemer i Det Danske Spejderkorps skal være differentierede, således at kravene til hverken udviklere eller systemer af perifer karakter vil opleves som en besværlig faktor.

3.4 Hardware og oppetider

Prioritet:

4 Titel: Brugervenlighed. Område/r: Alle

Type: Vision

Beskrivelse: Der skal udarbejdes en plan for hvilke hardwareløsninger som er nødvendige for at understøtte driften af korpsets elektroniske løsninger, og foretages en vurdering af om den eksisterende hw portefølje kan løfte opgaven eller har behov for at bliver suppleret.

Samtidig skal der for hver service foretages en prioritering af hvor vigtig servicen er for vores medlemmer, således at der kan defineres et krav til ønsket oppetid for servicen. Der skal indgår en vurdering af hvorvidt kravene til oppetid kan tilgodeses med de nuværende menneskelige ressoucer. Forudsætninger: Overblik over hvilke services som korpset tilbyder. Incitament:

Bedre styring af hw. indkøb og økonomi til hw. indkøb. Succeskriterium/er: En hw investeringsplan for de næste 5 år som sikre at vi ikke kommer til at skulle foretage ikke budgetterede hw indkøb. Klart definerede krav til oppetid på korpset elektroniske services og sikring af ressourcer til at opfylde disse krav. Arbejdsmetode: Overblik over hvilken hw som korpset råder over til drift af elektroniske services til medlemmerne. Prioritering af de enkelte services ifht. hvor vigtige hver enkelt er for medlemmerne. Udarbejdelse af krav til oppetid for de enkelte service.

Vurdering af hvorvidt nuværende hw. og øvrige ressourcer kan tilgodese kravene til oppetid for de enkelte services.

Udarbejdelse af en plan for evt. supplering af hhv. hw og ressourcer.

Kommentarer: Det væsentlige for dette indsatområde er egentlig ikke at planlægge en hardware strategi og definere krav til oppetider. Det væsentlige er at få bevare fokus på hvilken kvalitet af services som skal leveres for at tilgodese vores medlemmers behov, og at sikre de nødvendige ressourcer til at vi kan leve op til dette.

3.5 Dataflow i Det Danske Spejderkorps

Prioritet:

5 Titel: Dataflow i Det Danske Spejderkorps

Område/r: Alle

Type: Konkret tiltag

Beskrivelse: Der skal sikres overblik over dataflow i Det Danske Spejderkorps, så unødvendige procedurer/håndtering af data kan elimineres.

Styr på dataflowet vil ligeledes kunne bidrage til en minimal grad af dobbelt registrering af informationer. Forudsætninger:

Incitament:

Mere effektiv anvendelse af data og ressourcer i Det Danske Spejderkorps. Succeskriterium/er: -

Arbejdsmetode: Grundig analyse af hele dataflowet i Det Danske Spejderkorps.

Udarbejdelse af en datamodel for hele korpset (ambitiøst!!)/ dataflow model…

Implementering af modellerne.

Kommentarer: Et område hvor der virkelig kan hentes gevinster hjem på mange planer hvis der afsættes ressourcer til at løse opgaven.

Tillige et meget stort og tungt område at komme til bunds i.

Der bør lægges en del metodemæssige ressourcer i starten af projektet.



De tidligere mødedokumenter findes her:

http://akela.dds.dk/listsrv/moder.nsf/